Muchas organizaciones sufren de “juntitis”: esa enfermedad donde se convocan a muchas juntas y pocas (o ninguna) es realmente productiva o necesaria. Te damos 10 consejos para combatir esa tendencia patológica de enviar meetings a la menor provocación.
Es una enfermedad capaz de atacar a diversas células de la organización; se caracteriza, principalmente, por una baja en la productividad general y por llamar a junta de trabajo, sin fundamentos suficientes, a varios miembros del equipo, causando un alejamiento de sus actividades. Así es la juntitis en el trabajo.
El exceso de reuniones laborales sin agendas ni objetivos claros es una realidad al interior de las organizaciones, y un mal que se manifiesta no sólo en empresas mexicanas, sino a nivel mundial.
La consultora internacional Bain & Company publicó, en 2014, un estudio en el que destacaba que los altos ejecutivos de las empresas pasaban, en promedio, dos días a la semana en juntas, mientras que el resto de la organización pasa entre un 15 y 30 por ciento de su tiempo productivo en reuniones.
“Es una realidad que el tiempo que pasamos en juntas va en aumento. Por ello, no es inusual que, al final del día, nos quede una sensación de no haber logrado mucho en el transcurso de la jornada”, dice Alain de Matteis, coach de la consultora Brújula Interior.
De acuerdo con la Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo, las cifras de la juntitis en México podrían ser un poco más radicales, pues asegura que, entre el 25 y el 50 por ciento de las reuniones de trabajo resultan improductivas.
Esos números podrían ser un causante más de que el trabajador mexicano pase, en promedio, una mayor cantidad de horas en la oficina en comparación con cualquier otro representante de países de la OCDE.
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Para combatir esa tendencia patológica de las organizaciones a generar juntas de trabajo y enviar meetings a la menor provocación, De Matteis sugiere tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Una junta requiere de un trabajo previo, en el que se analiza si realmente lo que se necesita es una reunión o más bien se trata de un tema que se puede manejar y resolver con un par de llamadas con la gente indicada. Cabe reflexionar si se puede alcanzar el objetivo de forma sencilla o si es indispensable agrupar a personas con distintas funciones. Si se ha realizado el análisis y se determina que la junta es necesaria, lo que sigue es definir con mucha claridad el objetivo, propósito y la agenda que se seguirá.
2. En este momento, ya se pueden definir los perfiles que se necesitan en la junta. Es muy común estar en reuniones en las que hay gente que sólo está ahí por si se necesita un dato, pero no son indispensables para tomar decisiones. “Algo que se puede hacer con esas personas es enterarlos que habrá una junta y analizar la posibilidad de que estén disponibles ya sea telefónicamente o presencialmente sólo en caso de que se requieran”, explica el especialista.
3. Enviar la invitación o el meeting a aquellos que sí deben estar y definir en este correo cuál es el objetivo y los resultados que se pretenden, con la finalidad de dar claridad a los asistentes sobre lo que se busca lograr.
4. Es posible que, durante la reunión, alguno de los asistentes no cuente con la preparación adecuada o que el mismo organizador no tenga la suficiente información a la mano para asegurar que el objetivo se alcance. Lo mejor en este caso es cancelar y reprogramar hasta que se tenga dicha información y así se evite el desgaste innecesario y estéril.
5. La junta debe empezar a la hora establecida y con un tiempo máximo de duración de una hora. Esto es importante para asegurar que los asistentes se mantengan enfocados, motivados y comprometidos con los objetivos. El especialista sugiere eliminar la idea de generar reuniones de tres o cuatro horas.
6. Es importante establecer las reglas básicas de la junta, por ejemplo, usar el tiempo de forma más eficiente, establecer la duración, solicitar que no se usen o que se desactiven celulares y computadoras, así como reafirmar cuáles son los resultados que se buscan.
7. El tamaño del grupo también es importante, de acuerdo con el experto. “Si se trata de un grupo grande, es oportuno dividir las tareas, determinar quién fungirá como moderador y guía de la reunión. Durante cualquier junta pueden salir temas importantes, pero que no son parte del objetivo de dicho encuentro, así que, parte del trabajo del moderador, es captar esos temas y marcarlos para retomarlos de forma subsecuente”, explica De Matteis.
8. Dependiendo del tipo de organización, se puede recurrir a diferentes técnicas para realizar la junta. En algunas empresas, explica el experto, se toma ventaja de contar con personas extrovertidas y jóvenes, pues se realizan las reuniones con los asistentes de pie, lo cual genera una sensación de mayor energía y rapidez para los encuentros.
9. Al cierre, se recomienda enviar un sumario con los acuerdos, los pasos a seguir, los responsables de los mismos, etcétera. Puede utilizarse un documento compartido, para que la gente no sólo reciba la información, sino también pueda actualiza el documento conforme se logren avances.
10. Si hay planes de utilizar algunos apoyos multimedia (presentaciones, videos, fotografías, infografías, etcétera), se puede compartir este material desde 24 horas antes, con la finalidad de que la reunión se vuelva mucho más proactiva y no se quede como una simple exposición o monólogo.
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Por: Ricardo Dorantes
Vía: Alto Nivel
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