Es probable que hayas sido de tus contadores los términos "hagamos payroll" o "generar impuestos de payroll". El payroll es un anglicismo que se ha popularizado en los últimos años haciendo referencia al pago de los empleados y al pago de algunos impuestos relacionados con la actividad de la nómina.
¿Qué es el Payroll?
El payroll o cálculo de la nómina es una actividad que realizan las empresas que tienen personal contratado. En general, el payroll es el proceso mediante el cual se le paga a los trabajadores, nada más que el término tiene diferentes partes o actividades ejecutables:
- El cálculo y distribución de la nómina (física o electrónica) a los trabajadores en cada día de pago.
- El registro financiero de los sueldos y salarios del trabajador, sus retenciones. deducciones, bonos, pagos por tiempo no trabajado (vacaciones, días festivos, incapacidades, etc.) y otros conceptos del cheque del trabajador.
- Puede ser también el registro de los ingresos totales de todos los trabajadores de la empresa en un año fiscal.
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¿Cómo se hace el Payroll?
Todos los trabajadores son contratados para ejecutar un trabajo específico por cierta tarifa o paga. Algunos trabajadores tienen un salario, que es el mismo cada vez que se les paga. Otros trabajadores tienen sueldos por hora, por lo que a ellos cada periodo se les paga basados en la cantidad de horas laboradas. El tiempo extra puede incluirse a aquellos trabajadores que trabajan más que el número de horas especificadas a la semana. Este monto es el salario bruto del trabajador, y todos los cálculos se basan sobre dicho monto para el periodo en cuestión.
Entonces, la empresa determina un periodo regular para realizar los pagos. Algunos empleados pueden recibir su paga a diferentes tiempos, dependiendo su estatus. Por ejemplo, los asalariados pueden recibir su pago dos veces al mes, mientras que los trabajadores por hora lo pueden recibir de manera semanal.
Una vez que el pago del trabajador es calculado, el empleador debe retener los impuestos correspondientes de cada nómina. El empleador también debe deducir otros montos del cheque, como prestaciones de ahorro, planes de salud, etc. Pero aún no ha acabado el payroll. Después de que el empleador distribuye los recibos de nómina y hace el pago, otros cálculos se deben de realizar.
El empleador debe calcular montos de deducciones posteriores, como el cálculo del impuesto anual de cada trabajador.
Registro de Nómina
Hacer el payroll también incluye la parte de llevar los registros. Se debe llevar un registro individual de los ingresos y deducciones de cada trabajador, para los registros anuales ante la Secretaría de Hacienda. Estos registros deben incluir los comprobantes de recibo de cada trabajador y el registro de los cambios realizados.
El registro total de los cálculos de todos los trabajadores es conocido como el registro de nómina. Este registro muestra todos los montos de sueldos y salarios pagados en cada periodo y los totales por año. Si cuentas con un programa de nómina como parte de tu sistema contable, el registro de la nómina es parte de dicho sistema. Y los totales son datos que alimentan los estados financieros de tu negocio.
Los cálculos de la nómina para un trabajador en particular se conoce como registro de ingresos. Este documento debe ser parte de su expediente junto con otros documentos como comprobantes de pago, deducciones, retenciones, mismos que deben conservarse mientras el trabajador labore dentro de la empresa.
Si toda esta actividad suena complicada, lo es. Por ello es que muchas empresas subcontratan la actividad de la nómina o payroll. Te invitamos a acercarte a los expertos de Evolucione, que pueden orientarte a eficientar u ordenar la actividad del payroll en tu organización.
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Por: Equipo Editorial Evolucione
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